Как правильно заполнить трудовую книжку

трудовая книжка фото

Оформление документации – основная головная боль любого предпринимателя. Описывать нужно буквально все, в бумагах можно захлебнуться, а хуже всего то, что зачастую найти последовательную и понятную информацию о том, что именно и как записывается попросту невозможно.

Особенно много сложностей возникает у кадровиков, которые ведут записи в трудовых книжках – ведь любая ошибка грозит повлечь за собой необходимость оформления дубликата, а обещания правительства упразднить трудовые книжки так и остаются обещаниями.

общая информация о трудовых книжках

Основные правила по заполнению трудовой книжки

Инструкция по заполнения трудовых книжек для ип или кадрового работника опирается на следующие общие правила:

Трудовые книжки должны быть заведены на работников, относящихся к следующим категориям:

  1. Для кого данная работа является постоянной.
  2. Кто состоит в штате согласно временному трудовому договору.
  3. Кто работает конкретный сезон и для кого при этом такая работа является основной.
  4. Внештатные сотрудники с социальным страхованием.

Когда человек только приходит устраиваться на работу, возможны два варианта:

  1. У него уже есть трудовая. Тогда кадровик сверяет паспортные данные нового работника с указанными в трудовой, проверяет правильность её заполнения и, сделав запись о приеме на работу, забирает её в отдел кадров.
  2. У него ещё нет трудовой. В таком случае трудовая заводится работодателем на месте.

У человека может быть только одна трудовая за всю жизнь – у неё есть уникальный номер, который принадлежит только одному человеку. Иметь сразу две трудовые невозможно, при утрате трудовой оформляется дубликат, который имеет тот же номер.

Для оформления существует специальный бланк строгого образца, состоящий из трех разделов:

      1. Титульный лист. В нем указываются ФИО владельца, его дата рождения, профессия и образование. Заверяется печатью организации, в которой книжку заводили.титульный лист трудовой
      2. Сведения о работодателях. В этот раздел вносится вся информация о поступлении на работу и увольнении, последняя запись каждого работодателя заверяется печатью его организации.сведения о работе
      3. Сведения о награждениях и поощрениях. Вместе с признанием факта наличия поощрения или награждения указывается номер приказа, согласно которому оно было вынесено.

сведения о награждениях

Пошаговая инструкция для кадрового работника

Оформить трудовую книжку – непростое дело, требующее сосредоточенности и аккуратности. Порядок заполнения трудовой книжки таков:

  1. Титульный лист. На нем указывается информация, соответствующая предоставленным документам и только им. Пример: записать женщину «Анастасией» если в паспорте она «Настасья» — грубая ошибка. В нем должно быть указано:
    1. Фамилия, имя и отчество владельца полностью.
    2. Число, месяц и год рождения – именно в таком порядке, цифрами.
    3. Образование – среднее, среднее специальное, высшее.
    4. Профессия и специальность по диплому (например, повар-кондитер/педагог).
    5. Дата когда титульный лист заполнялся.
    6. Подпись работника.
    7. Подпись кадровика.
    8. Печать предприятия.
  2. Записи о работе. Все записи о работе в определенной организации начинаются с проставления юридического наименования этой организации – можно как записать от руки, так и поставить печатью. После этого начинают заполняться графы:
    1. Первая графа – номер записи. Нумерация сплошная через всю трудовую, потому, если она новая и оформлялась на месте, запись будет «№1», а если была принесена с предыдущего места работы – то номер будет следующий за указанным на последнем месте работы.
    2. Вторая графа – дата. Проставляется в формате «число, месяц, год», при этом каждая цифра – в своей, отведенной для неё графе. Даты должны соответствовать датам в трудовом договоре.
    3. Третья графа – содержание. В ней указывается, что в эту дату случилось. Если человек только поступил на работу, указывается «поступление на работу», а также должность и подразделение.
    4. Четвертая графа – документ, на основании которого производится запись. Порядок очень строг и должен быть только таким – наименование, дата и номер приказа.

как заполнить трудовую книжку

Когда работник увольняется, графы заполняются аналогично, только указывается причина увольнения (по собственному желанию, в связи сокращением штата, в связи с ликвидацией предприятия и т.д.) и ставится подпись кадровика и печать предприятия.

  1. Поощрения. Под определение поощрений не попадают денежные премии, входящие в оклад и устная благодарность руководства. Только грамоты, награды, нагрудные значки и подобные вещи, предусмотренные законодательно, потому этот раздел зачастую остается пустым. Однако заполняется он по аналогии с предыдущим:
    1. Номер записи. Важно соблюдать порядок.
    2. Дата, соответствующая дате, поставленной в приказе.
    3. Тип поощрения, кто его выдал и за какие заслуги.
    4. Основание для поощрения – наименование приказа, дата его выхода и номер.

Важно помнить, что поощрение без внесения в трудовую и подтверждающего его приказа – всего лишь бумажка, которая ни на что не повлияет и которую разве что приятно повесить на стену.

Поэтому при получении поощрения работник вправе требовать подтверждения его приказом и внесения в раздел трудовой.

  1. Дополнительная информация. В этот раздел входит все, что не вошло в предыдущие три. Например:
    1. Сведения о работе по совместительству. Если работник хочет иметь подобную запись в трудовой, ему нужно предоставить справку о том, что он и правда трудится где-то ещё.
    2. Получение дополнительного образования. Вписывается со ссылкой на подтверждающий документ.
    3. Сведения о переименовании организации. Если предприятие не было ликвидировано, а потом создано заново, в трудовые книжки сотрудников вносится запись о переименовании организации и ссылкой на соответствующий приказ, что объяснит, почему печать, поставленная при приеме на работу отличается от печати, поставленной при увольнении.

Зачем и в каких случаях подшивается вкладыш

Если в одном из разделов трудовой книжки больше не осталось места, то новую не заводят. Вместо этого в неё подшивают вкладыш, который точно так же имеет свой уникальный номер.

Факт его подшивки указывается на титульном листе книжки специальным штампом «вкладыш выдан», в которым и указывается его серия и номер. Подшивается он к последней странице и правила заполнения у него абсолютно такие же как у самой трудовой.

вкладыш в трудовую

Если он был оформлен неправильно, уничтожают его также, как любой документ строгого образца – при наличии специального акта и в присутствии специальной комиссии.

Выдача дубликата и его оформление

Если по какой-то причине трудовая книжка у человека отсутствует (была утеряна им или работодателем, пострадала при пожаре или просто из-за времени дошла до такого состояния, что использовать её невозможно) ему должен быть выдан дубликат.

Для этого нужно:

  1. Заявление. Работник должен предоставить заявление с просьбой выдать дубликат и указанием той причины, по которой он нуждается в его выдаче.
  2. Документы. Работник должен предоставить все документы, которые подтверждают его стаж (трудовые договоры, справки о приеме на работу, справки о поощрениях, может быть, даже ксерокопию пострадавшей трудовой).

После этого ему оформляется дубликат его старой книжки. При наличие читаемой старой, все записи из неё копируются в новую, при её отсутствии кадровик должен руководствоваться предоставленными документами.

дубликат трудовой образец

Новая книжка заполняется также, как простая, только с отметкой «дубликат выдан» и без печатей предыдущих работодателей.

Ошибки и как их исправлять правильно

Вы должны знать как заполнить правильно трудовую книжку иначе наличие ошибок при заполнении у неопытного сотрудника не просто возможно, но и ожидаемо.

  1. Ошибки в разделе «записи о работе». Их ни в коем случае нельзя перечеркивать, напротив, исправление ошибки происходит отдельной записью, в которую указывается:
    1. В первой графе – номер по порядку.
    2. Во второй – дата исправления.
    3. В третью вносится запись «запись за номером таким-то недействительна» и вписывается правильный вариант.
    4. В четвертой графе указывается наименование, дата и номер подтверждающего исправление приказа.
  2. Исправления в титульном листе. Если работник сменил имя или фамилию, старый вариант перечеркивается одной чертой, сверху вписывается новый вариант, а слева, на обложке, указываются реквизиты подтверждающего исправление документа.

Среди наиболее частых ошибок также встречаются:

  1. Сокращения.
  2. Описки.
  3. Отсутствие печатей и подписей.
  4. Не полностью заполненные данные.
  5. Указанные прописью даты.

Рассмотрим образец заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки по образцу пригодится для того, чтобы понять сам принцип.

13 12.12.2012 ООО «Свеча». Принят в отдел продаж на должность старшего менеджера. Приказ от 10.12.2015 №33-1
14 20.02.2013 Переведен в отдел закупок на должность старшего менеджера. Приказ от 19.02.2013 №12-3
15 31.11.2014 Уволен по собственному желанию. Приказ от 30.11.2014 №41-5
1 комментарий
  • Vavanina:

    Правильный выбор статьи, на которую ссылаться, делая запись об увольнении в трудовой книжке

Оставить комментарий