Как сделать или завести трудовую книжку и правильно оформить ее

как оформить трудовую книжку

Трудовая книжка – несомненно, очень важный документ. Именно на неё прежде всего смотрит работодатель, когда к нему приходит соискатель, и именно указанным в ней стажем определяется размер пенсии, который работник будет получать, когда больше не сможет работать.

Если вы думаете нужна ли трудовая книжка при устройстве на работу, достаточно сказать, что по трудовому кодексу РФ — это основной документ о трудовой деятельности и на работу без трудовой не устроиться.

общая информация о трудовых книжках

Правильно обращаться с трудовой книжкой – не простая задача, но справиться с ней вполне можно, особенно если помнить основные положения. Для начала можете почитать официальную инструкцию по заполнению.

Основы оформления трудовой книжки

  1. У каждого работника, который числится в организации, должна быть своя трудовая, которая хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника. Любые изменения в его статусе – перевод на новую должность, выданное поощрение, повышение – фиксируется в ней и при увольнении заверяется гербовой печатью.
  2. В каждой трудовой есть четыре раздела, которые заполняет кадровик, как человек, которому это положено по должности и который умеет делать это правильно. Эти разделы:
      1. Титульный лист, в котором без сокращений указываются данные работника, а именно: его ФИО, дата рождения, специальность, образование и подписи – его и кадровика.заполнение титульного листа
      2. Основной раздел, в котором содержатся сведения о любых отношениях работника с работодателем. В нем четыре графы которые должны заполняться максимально корректно.
        1. Номер – нумерация сквозная и продолжается без оглядки на любые внешние факторы.
        2. Дата – указывается та дата, которая стоит в трудовом договоре или приказе, исключительно числами (написать месяц прописью нельзя).
        3. Текст – указывается суть события, произошедшего с работником. При поступлении на работу – принят в отдел такой-то на такую-то должность; при увольнении – уволен по такой-то причине. Важно использовать корректные формулировки.
        4. Подтверждающий документ – обычно приказ, который указывается в формате «наименование – дата – номер».
      3. Раздел с поощрениями. Поощрением считается только та награда, которая официально подтверждена приказом. Устная благодарность начальства – не более чем устная благодарность, а грамота без приказа – не более чем бумажка.
      4. Раздел с дополнительной информацией. Содержит информацию о работе по совместительству, переименовании организации или получении работником дополнительного образования.
  3. При поступлении на работу работник обязан предоставить свою трудовую в отдел кадров, где кадровик сверит его паспортные данные с указанными в ней, проверит правильность её заполнения и найдет ей место. Если по какой-то причине трудовой у работника нет, она заводится здесь же, на месте, а кадровик знает как сделать трудовую книжку. За это придется заплатить некоторую сумму, потому что предприятия не получают книжки бесплатно, но также платят за них.

Образец правильного заполнения

1 12.01.2000 ООО «Морские змеи». Принят в отдел анимации на должность художника-иллюстратора. Приказ от 11.01.2000 №31-0
2 18.03.2010 Принят на работу по совместительству в закрытое акционерное общество «Чайка» (ОАО «Чайка») на должность арт-консультанта. Приказ ОАО «Чайка» от 17.03.2010 №112-1
3 30.12.2011 Переведен в отдел продаж на должность старшего менеджера. Приказ от 29.12.2011 №39-6
4 07.01.2013 Уволен по собственному желанию. Приказ от 06.01.2013 №462-9

Отсюда видно соответствие основным правилам:

  1. Нумерация не прерывается.
  2. Даты указаны цифрами в формате день-месяц-год.
  3. Формулировки максимально коротки, однако указывают на должность и отдел.
  4. Приказы указаны в формате приказ-дата-номер.

Правильное оформление трудовой книжки требуется от работника отдела кадров.

Как вносить исправления и изменения в трудовой

Бывает, что кадровику случается допустить ошибку в записях или же в жизни работника что-то меняется, от чего данные, указанные на титульном листе, становятся недействительными. В таком случае ошибка должна быть исправлена, а данные изменены.

ошибки в трудовой

  1. Если ошибка сделана в записи, её не зачеркивают, а исправляют отдельной записью, указывая:
    1. Номер по порядку.
    2. Дата, соответствующая дате приказа.
    3. Запись в основном поле, в которой пишут «Запись за номером таким-то недействительна» и вписывают правильный вариант.
    4. Приказ, согласно которому запись не имеет силы.
  2. Если в жизни работника что-то изменилось, неверные данные зачеркиваются одной ровной чертой, сверху надписываются верные, а на обложке, слева от титульного листа, пишут реквизиты документа, который является основанием для изменений. Так, если человек сменил имя, пишут новый вариант имени и указывают «смена паспорта» и изменившиеся данные.

В каких случаях нужен вкладыш

Когда в одном из разделов кончается место, завести трудовую книжку заново невозможно. Вместо этого используется специальный вкладыш, который закупается предприятием вместе с трудовыми книжками.

вкладыш в трудовую

  1. Подшивается он к последней странице.
  2. Имеет собственный номер, который указывается на титульном листе трудовой на штампе «вкладыш выдан».
  3. Правила оформления трудовой книжки для него также действенны, как для самой трудовой.
  4. При необходимости уничтожения, уничтожается также, как любой документ строгого образца – после получения соответствующего акта и в присутствии специальной комиссии.

В каких случаях нужен дубликат трудовой книжки

дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна работником — износилась настолько, что её больше нельзя использовать; пострадала от наводнения, пожара или пролитой на неё чашки кофе – её необходимо заменить. Восстановить её невозможно, можно только заменить дубликатом.

  1. Дубликат получается после того, как владелец книжки придет к работодателю с заявлением на его выдачу и документами, подтверждающими имеющийся у владельца стаж, а также его награды и поощрения.
  2. Заполняет дубликат кадровик, основываясь на принесенных документах. Если их недостаточно, чтобы полностью восстановить историю отношений работника с работодателями, просто указывается срок стажа.
  3. После оформления дубликат продолжает использоваться в качестве трудовой книжки точно также, как оригинал, и не требует никакого особенного подхода к оформлению.

Сведения о работе по совместительству

Если работник хочет, чтобы сведения о работе по совместительству оказались в трудовой, ему придется потратить немного времени и произвести следующие действия:

  1. Собрать документы, среди которых:
    1. Справка с места работы по совместительству, в которой будет указана вся информация с места работы, а также должность работника.
    2. Копия приказа о зачислении на работу.
    3. Заявление о внесении информации о работе по совместительству в трудовую.
  2. Предоставить все эти документы в отдел кадров.
  3. Дождаться выхода приказа о занесении сведений.
  4. Убедиться в том, что сведения были занесены.

Заносятся они по такому же алгоритму, как и обычная запись, и записываются так: «Принят в ООО такое-то на такую-то должность», а в основании указывается не приказ основного работодателя, а приказ работодателя, который предоставляет работу по совместительству.

Как оформить перевод на другое постоянное место работы

Помните, что все записи нужно вносить в соответствии с Трудовым кодексом. Записи «трудовой договор расторгнут» и «уволен» — имеют разные значения, но если вы напутали — ошибкой это не является. Правильной будет запись если указано основание для увольнения, статья, часть и пункт ТК.

Есть два варианта, с помощью которых это может быть возможно.

    1. По инициативе работника. Если работник хочет перевестись на работу в другое место, он должен взять у нового работодателя письмо-запрос, в котором тот укажет, что хочет принять к себе указанного сотрудника. Вместе с этим письмом и заявлением с просьбой о переводе на другую работу явиться в отдел кадров, где будет составлен приказ о переводе. Действие трудового договора будет прекращено, а в трудовой книжке будет сделана запись такого вида: «Трудовой договор прекращен в связи с переводом сотрудника по его просьбе на работу в такую-то организацию, в соответствии с пунктом 5 части первой статьи 77 ТК РФ».

образец перевода к другому работодателю

  1. По инициативе работодателя. В этом случае работодатель составляет письменное предложение, в котором указывает куда и по какой причине он хочет перевести сотрудника. В ответ тот пишет заявление в котором соглашается или не соглашается на перевод. При согласии в отделе кадров также готовят приказ, трудовой договор расторгается, а запись в трудовой выглядит так: «Трудовой договор прекращен в связи с переводом сотрудника с его согласия на работу в такую-то организацию, в соответствии с пунктом 5 части первой статьи 77 ТК РФ».

Выдача трудовых книжек — когда можно получить «на руки»

При увольнении работник получает трудовую на руки в тот же день и все, что от него требуется – расписаться в книге учета в том, что он её действительно получил.

Если же его в этот день на работе нет, он может:

  1. Получить её в любой другой день – книжки хранятся на предприятии ещё в течении двух лет после увольнения сотрудников.
  2. Получить её по почте – но только после того, как выразит свое письменное согласие на это.
  3. Попросить получить её у любого из достаточно близких родственников.
  4. Попросить получить её у лица, которое он может снабдить доверенностью.

Если по какой-то причине работодатель не отдает книжку или задерживает её, работник вправе обратиться в суд и уже узнавать как получить трудовую в судебном порядке.

Рассмотрим особенности ИП

  1. Полнота. В каждом месте, где требуется указание ИП, указывается полное его наименование и полное ФИО предпринимателя.
  2. Меньше волокиты. Все изменения вносят в книжку в тот же день.


В остальном обязанности ИП такие же, как и у больших фирм. Так что как оформить трудовую книжку предпринимателю тоже придется выучить.

Оставить комментарий