Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Знаете ли вы что трудовая книга сотрудника в любой организации должна храниться в сейфе, но прежде нужно сделать запись в реестр, это особый документ называемый Книга учета движения трудовых книжек. Форма утверждена приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

И тут есть главный нюанс, эта книга должна быть прошита и опломбирована. (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ). И если вы прошьете или опломбируете не по правилам, на организацию может быть выписан штраф.

И сегодня я расскажу все особенности как правильно прошить книгу учета движения трудовых книжек, чтобы вы знали все моменты и не беспокоились.

Ведь налагаемый на руководителя и предприятие размер штрафа составляет в первом случае 500-5000 рублей, во втором – 30 000 -50 000 рублей.

журнал учета движения трудовых книжек
Напомню, что книга должна:

  1. Быть переплетена в твердую обложку с обязательной прошивкой страниц при помощи ниток (в основном она используется всего несколько лет, а потом сохраняется в архиве).
  2. Страницы предварительно следует пронумеровать и прошнуровать. После шнуровки концы шнурка приклеиваются небольшим листом чистой бумаги с внутренней стороны обложки.
  3. Подлежит обязательному опломбированию (возможно использование сургучной печати).
  4. При использовании сургучной печати кадровик должен знать о том, что она обязана захватывать часть листа бумаги, концы шнурка, выступающие из-под него, и обложку. В том случае, когда книга для учета трудовых книжек опломбируется, то пломба крепится на выступающие концы шнурка.
  5. Заверена надписью, в которой указывается общее количество прошнурованных и пронумерованных страниц (число указывается цифрами и прописью).

Подготовка к прошивке журнала

Чтобы прошнуровать книгу нужно:

  1. Шило.
  2. Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
  3. Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
  4. Дырокол.

Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса  этот участок нитки обязательно срезать.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

Итак, следуйте следующей инструкции по прошивке:

  • Все листы реестра прошиваются вместе с обложкой суровыми нитками. Кончики пошивки выводятся на тыльную сторону обложки; наклейка бумажной ленты поверх концов шнуровки;
  • Сургучная пломба ставится поверх бумажной ленты, прихватывая кончики прошивки и обложку. Пломба (см. ГОСТ 31282-2004) имеет номер, который фиксируется на титульной странице. Нарушение пломбы свидетельствует о незаконном использовании реестра;
  • Страницы нумерует ответственное лицо. Количество страниц записывается на титульной странице; оформление титульного листа происходит после того, как были завершены все вышеозначенные операции. На ней прописывается количество пронумерованных страниц в журнале, фиксируется номер пломбы, ставится заверительная подпись руководителя организации и дата начала использования реестра.

Без указания всех данных журнал считается недействительным.

Как наклеить лист-наклейку

Лист наклеивается на нити с внутренней стороны для пресечения возможного вмешательства в саму прошивку книги, что несомненно увеличивает надежность хранения документации.

  1. Принятый размер листа-наклейки 4 на 3 сантиметра, он должен закрывать как сам узел, так и большую часть ниток.
  2. На листок-наклейку наноситься печать ответственного работника кадрового отдела, также принято ставить подпись.
  3. Примечательно, что сама печатка должна захватывать не только лист-наклейку, но и часть книги, на слушай произвольного вмешательства в прошивку.
  4. В заверительной надписи должно быть указано количество страниц в книге (как цифрами, так и прописью).

Как пронумеровать страницы

Можно купить дневник учета книжек полностью готовый, то есть прошнурованный, опечатанный, но и самостоятельно создать тоже можно.

Нумеровать необходимо с титульного листа, но на самом титульном листе не должно быть цифрового символа. Лист переворачивается, на следующей странице в правом нижнем углу ставится цифра два и так последующие номера.

Когда пронумерована последняя страница, книга прошнурована, необходимо отнести ее руководителю, чтобы он поставил подпись и печать. Руководитель заверяет документ на задней обложке. Так журнал по учету трудовых документов готов к использованию.

Когда он заканчивается, начинают вести следующий, но при этом, нумерация продолжается, то есть, если прошлый был закончен страницей 120, то следующий начинают со страницы 121, как вы понимаете, 121 страница, это титульный лист, а значит, страница для записей будет начинаться с номера 122.

Как заполнить внутренние листы документа

Приход и уход документа, любые корректировки должны быть занесены в книгу учета на предприятии.

Данные заносит кадровик и несет ответственность за их достоверность и сохранность. Для правильного ведения журнала кадровику необходимо ориентироваться на Трудовой кодекс РФ, правила оформления. Регистрируются трудовые, переданные работником при поступлении на работу и те, что были выданы впервые в организации, в одном журнале учета в календарной последовательности.

При увольнении работника ему выдается трудовая книжка и регистрируется дата выдачи документа с подтверждением подписью увольняющегося.

Если в организации большое количество сотрудников или постоянная текучка кадров, специалисту придется делать много записей, книга учета может закончиться. Тогда необходимо завести новый журнал, совершив обязательную нумерацию страниц, прошивку и опломбирование в соответствии с требованием законодательства.

последняя страница оформление

Контрольная пломба для журнала учета трудовых книжек

Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:

  • Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
  • Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
  • Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.

Заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки нельзя.

Так как Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, которой необходимо опломбировать книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то можно использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004.

Поэтому самым удобным типом являются:

  • Пломбы-наклейки, которую нужно лишь наклеить по инструкции и разгладить. При попытке вскрытия на ней появляется надпись, которая указывает факт вмешательства.
  • Гарантийные этикетки, которые просто, в соответствии с инструкцией наклеиваются. При несанкционированном вскрытии они практически полностью рассыпаются.
  • Пломба-скотч.

На поверхности пленочного носителя и в его материале выполнены уникальные для каждой пломбы идентификационные надписи и знаки.

По желанию заказчика на пленочной пломбе могут быть нанесены логотип организации и графы для подписи и даты.
образец опломбировки

Готовую к заполнению учетную книгу можно купить в специализированных магазинах или заказать через Интернет. Эта книга будет уже опломбирована специальной номерной пленочной индикаторной пломбой.

И вам останется только заполнить ее титульный лист и сделать заверительную надпись с подписью руководителя.

Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:

  1. Идентификационный номер.
  2. Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
  3. Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

По правилам, по завершении пломбировки нужно собрать комиссию не менее трёх человек для составления акта. Составив акт, вложите его в папку с локальными номенклатурными документами. Номер пломбы укажите на внутренней стороне журнала, пусть работодатель поставит подпись и печать.

Скачать бланки

Журнал ведут кадровики. Если компания небольшая, функции кадровой службы выполняет бухгалтерия.

Сотрудника, ответственного за работу с трудовыми книжками, назначают приказом руководителя. Форма приказа свободная  (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Специалист по кадрам

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
(1 голос, в среднем: 5 из 5)